Việc lỡ tay gửi nhầm email chắc hẳn đã từng xảy ra với bất kỳ ai trong chúng ta, đặc biệt là trong thời đại công nghệ số, khi mà email đã trở thành phương tiện giao tiếp không thể thiếu. Vậy làm thế nào để “cứu vớt” tình thế khi bạn vô tình gửi nhầm email? Đừng lo lắng, bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách thu hồi email đã gửi trong Gmail và Outlook, giúp bạn kiểm soát thông tin cá nhân và nâng cao tính chuyên nghiệp.
Thu hồi email đã gửi trong Gmail trên máy tính
Gmail cung cấp cho người dùng tính năng “Hủy gửi” vô cùng hữu ích, cho phép bạn có thêm thời gian để suy nghĩ lại trước khi email chính thức được gửi đi.
Bước 1: Truy cập vào tài khoản Gmail của bạn trên trình duyệt web.
Bước 2: Nhấp vào biểu tượng bánh răng cưa ở góc trên bên phải màn hình và chọn “Xem tất cả chế độ cài đặt”.
Bước 3: Trong mục “Chung”, tìm đến phần “Hủy gửi” và chọn khoảng thời gian bạn muốn trì hoãn việc gửi email (tối đa 30 giây).
Bước 4: Nhấn “Lưu thay đổi” ở cuối trang.
Sau khi kích hoạt tính năng này, mỗi khi gửi email, bạn sẽ thấy một thanh thông báo hiện ra với nút “Hủy”. Chỉ cần nhấn vào nút này trong khoảng thời gian đã cài đặt, email sẽ được thu hồi và bạn có thể thoải mái chỉnh sửa hoặc hủy bỏ hoàn toàn.
Thu hồi email đã gửi trong Gmail trên điện thoại
Việc thu hồi email trên điện thoại cũng đơn giản như trên máy tính.
Bước 1: Mở ứng dụng Gmail trên điện thoại và soạn email như bình thường.
Bước 2: Sau khi nhấn nút “Gửi”, một thanh thông báo sẽ xuất hiện ở cuối màn hình với tùy chọn “Hủy”.
Bước 3: Nhanh tay nhấn “Hủy” nếu bạn muốn thu hồi email.
Lưu ý rằng thời gian để thu hồi email trên điện thoại thường ngắn hơn trên máy tính, chỉ khoảng 5 giây.
Thu hồi email đã gửi trong Outlook
Tương tự Gmail, Outlook cũng cho phép bạn thu hồi email đã gửi, tuy nhiên thao tác thực hiện sẽ có chút khác biệt.
Để biết cách thu hồi email đã gửi trong Outlook trên web, bạn có thể tham khảo bài viết chi tiết tại đây.
Những lưu ý quan trọng khi thu hồi email
Mặc dù tính năng thu hồi email rất hữu ích, nhưng không phải lúc nào cũng hiệu quả. Dưới đây là một số trường hợp bạn cần lưu ý:
- Email đã được mở: Nếu người nhận đã mở email của bạn, việc thu hồi sẽ không thể thực hiện được.
- Email được gửi đến hệ thống khác: Tính năng thu hồi email chỉ hoạt động trong cùng một hệ thống (Gmail với Gmail, Outlook với Outlook).
- Email nằm trong thư mục “Công khai” hoặc đã bị bộ lọc: Việc thu hồi email trong các trường hợp này sẽ không thể thực hiện được.
Kết luận
Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích về cách thu hồi email đã gửi trong Gmail và Outlook. Hãy ghi nhớ những lưu ý quan trọng để sử dụng tính năng này một cách hiệu quả nhất, tránh những sai sót không đáng có trong giao tiếp qua email.
